5 Rechnungsarten erklärt
Wann welche verwenden und welche Felder sie erfordern
Die richtige Rechnungsart wählen
Die Rechnungsart-Auswahl befindet sich oben im Formular. Das Wechseln der Art ändert den Dokumenttitel, passt an, welche Felder sichtbar sind, und setzt den richtigen Kontext für Ihr PDF.
Jede Art hat spezifische Metadatenfelder, die je nach Auswahl erscheinen oder verschwinden. Hier ist, was jede Art tut und wann Sie sie verwenden sollten.
1. Reguläre Rechnung
Standardtitel: RECHNUNG
Die Standardrechnung für die Abrechnung von Waren oder Dienstleistungen mit Kunden. Dies ist, was die meisten Unternehmen für die tägliche Rechnungsstellung verwenden. Sie enthält alle Kernfelder:
- Rechnungsnummer und Datum
- Fälligkeitsdatum mit Zahlungsfrist-Schnellauswahl (15T, 30T, 60T oder benutzerdefiniert)
- Absender & Empfänger (Name, Adresse, USt-IdNr., Kontakt)
- Positionen mit Beschreibung, Menge, Einzelpreis und optionaler MwSt./Rabatt
- Zahlungsmethoden und Notizen
Wann verwenden: Standard-B2B- oder B2C-Transaktionen. Sie haben ein Produkt oder eine Dienstleistung geliefert und müssen eine Zahlung anfordern.
Die reguläre Art hat zwei interne Varianten: mit MwSt. und ohne MwSt. Schalten Sie die MwSt. im Einstellungsbereich ein oder aus.
2. Quittung
Standardtitel: QUITTUNG
Eine beglichene Rechnung, die bestätigt, dass die Zahlung eingegangen ist. Im Gegensatz zu einer regulären Rechnung fordert eine Quittung keine Zahlung an — sie dokumentiert, dass die Transaktion bereits abgeschlossen ist.
Hauptunterschied: Ein Zahlungsdatum wird angezeigt und eine Zahlungszeile setzt den fälligen Betrag auf Null.
- Alle Standard-Rechnungsfelder
- Zahlungsdatum — wann die Zahlung eingegangen ist
- Zahlungszeile setzt den fälligen Betrag auf Null
Wann verwenden: Nachdem Sie die Zahlung erhalten haben und dem Kunden einen Zahlungsbeleg ausstellen möchten. Die Quittung dient als Nachweis der abgeschlossenen Transaktion.
3. Angebot
Standardtitel: ANGEBOT
Ein Preisangebot oder Kostenvoranschlag für einen potenziellen Kunden. Im Gegensatz zu einer Rechnung ist ein Angebot keine Zahlungsaufforderung — es ist ein Angebot, das angenommen werden kann oder nicht.
Typspezifische Felder:
- Gültig bis (erforderlich) — ein Datumsfeld für den Ablauf des Angebots. Nach diesem Datum sind die angebotenen Preise nicht mehr garantiert
- Angebotsbedingungen (optional) — ein Textfeld für Bedingungen, Umfangsbeschränkungen oder andere Konditionen
Entfernte Felder: Das Fälligkeitsdatum wird ausgeblendet, da Angebote keine Zahlungsaufforderungen sind.
Wann verwenden: Ein potenzieller Kunde fragt „Was würde das kosten?" Sie senden ein Angebot mit aufgeschlüsselten Preisen, gültig für einen bestimmten Zeitraum. Bei Annahme folgt eine reguläre Rechnung.
4. Proforma-Rechnung
Standardtitel: PROFORMA-RECHNUNG
Eine vorläufige Rechnung, die vor Abschluss der Arbeit oder Lieferung der Waren gesendet wird. Sie sieht aus wie eine Rechnung, begründet aber keine rechtliche Zahlungsverpflichtung.
Typspezifische Felder:
- Erwartete Zahlung — ersetzt die „Fällig"-Bezeichnung. Die Fälligkeitsdatumsauswahl erscheint weiterhin, aber die Formulierung signalisiert, dass es sich um eine Schätzung und nicht um eine feste Frist handelt
- Proforma-Hinweise (optional) — ein Textfeld für den Zweck oder Kontext der Proforma (z.B. „Für Zollvorabfertigung" oder „Vorauszahlungsanforderung")
Wann verwenden: Vor der Lieferung, um dem Käufer zu zeigen, wie die endgültige Rechnung aussehen wird. Üblich für Zollvorabfertigung, Vorauszahlungsanforderungen oder die Bereitstellung einer Preiszusage vor Vertragsabschluss.
5. Gutschrift
Standardtitel: GUTSCHRIFT
Ein Dokument, das den geschuldeten Betrag einer zuvor ausgestellten Rechnung reduziert. Wird für Rückerstattungen, Korrekturen oder teilweise Stornierungen verwendet.
Typspezifische Felder:
- Ursprüngliche Rechnungsnr. (erforderlich) — die Nummer der gutgeschriebenen Rechnung. Dies schafft einen klaren Prüfpfad, der die Gutschrift mit ihrer Quelle verknüpft
Entfernte Felder: Das Fälligkeitsdatum wird ausgeblendet, da Gutschriften ein bestehendes Saldo anpassen, anstatt eine neue Zahlungsverpflichtung zu schaffen.
Wann verwenden: Sie haben einem Kunden zu viel berechnet, ein Produkt wurde zurückgegeben oder Dienstleistungen wurden teilweise storniert. Anstatt die ursprüngliche Rechnung zu annullieren, stellen Sie eine Gutschrift unter Bezugnahme darauf aus.
Schnellvergleich
| Art | Zahlungsaufforderung? | Spezielle Felder | Anwendungsfall |
|---|---|---|---|
| Regulär | Ja | Fälligkeitsdatum | Standard-Abrechnung |
| Quittung | Nein (beglichen) | Zahlungsdatum | Zahlungsbeleg |
| Angebot | Nein | Gültig bis, Angebotsbedingungen | Kostenvoranschlag |
| Proforma | Nein (vorläufig) | Erwartete Zahlung, Proforma-Hinweise | Vorschau vor Lieferung |
| Gutschrift | Nein (Anpassung) | Ursprüngliche Rechnungsnr. | Rückerstattung oder Korrektur |
Alle fünf Arten teilen dieselben Positionen, Absender-/Empfängerdaten, Zahlungsmethoden und das PDF-Vorlagensystem. Die Unterschiede liegen in den Metadatenfeldern und der rechtlichen Bedeutung des Dokuments.