5 tipi di fattura spiegati
Quando usare ciascuno e quali campi richiedono
Scegliere il tipo di fattura giusto
Il selettore del tipo di fattura si trova in cima al modulo. Cambiare tipo modifica il titolo del documento, regola quali campi sono visibili e imposta il contesto corretto per il tuo PDF.
Ogni tipo ha campi di metadati specifici che appaiono o scompaiono in base alla tua selezione. Ecco cosa fa ogni tipo e quando dovresti usarlo.
1. FATTURA
Titolo predefinito: FATTURA
La fattura standard per addebitare ai clienti beni o servizi. Questo è ciò che la maggior parte delle aziende utilizza per la fatturazione quotidiana. Include tutti i campi principali:
- Numero fattura e data
- Data di scadenza con scorciatoie per i termini di pagamento (15gg, 30gg, 60gg o personalizzato)
- Dati mittente e destinatario (nome, indirizzo, partita IVA, contatti)
- Voci con descrizione, quantità, prezzo unitario e IVA/sconto opzionali
- Metodi di pagamento e note
Quando usarla: Transazioni B2B o B2C standard. Hai consegnato un prodotto o servizio e devi richiedere il pagamento.
Il tipo regolare ha due varianti interne: con IVA e senza IVA. Attiva o disattiva l'IVA nella sezione impostazioni.
2. Ricevuta
Titolo predefinito: RICEVUTA
Una fattura saldata che conferma l'avvenuto pagamento. Invece di richiedere il pagamento, la ricevuta documenta che la transazione è già stata completata.
Differenza chiave: La riga di pagamento azzera l'importo dovuto. Il modulo mostra una data di pagamento al posto della data di scadenza, indicando quando il pagamento è stato ricevuto.
- Tutti i campi della fattura standard
- Data di pagamento — la data in cui il pagamento è stato ricevuto
- La riga di pagamento mostra l'importo totale come già pagato, azzerando il saldo dovuto
Quando usarla: Hai ricevuto il pagamento e devi fornire la prova scritta. Il cliente ha bisogno di una conferma per i propri registri contabili o per la rendicontazione fiscale.
3. PREVENTIVO
Titolo predefinito: PREVENTIVO
Un preventivo o stima di prezzo per un potenziale cliente. A differenza di una fattura, un preventivo non è una richiesta di pagamento — è un'offerta che può essere accettata o meno.
Campi specifici del tipo:
- Valido fino al (obbligatorio) — un selettore di data per la scadenza del preventivo. Dopo questa data, i prezzi indicati non sono più garantiti
- Termini del preventivo (opzionale) — un'area di testo per condizioni, limitazioni dell'ambito o altri termini
Campi rimossi: La data di scadenza è nascosta poiché i preventivi non sono richieste di pagamento.
Quando usarlo: Un potenziale cliente chiede "quanto costerebbe?" Invii un preventivo con prezzi dettagliati, valido per un periodo stabilito. Se accettato, procedi con una fattura regolare.
4. FATTURA PROFORMA
Titolo predefinito: FATTURA PROFORMA
Una fattura preliminare inviata prima del completamento del lavoro o della consegna delle merci. Sembra una fattura ma non comporta alcun obbligo legale di pagamento.
Campi specifici del tipo:
- Pagamento previsto — sostituisce l'etichetta "Scadenza". Il selettore della data di scadenza appare ancora, ma il linguaggio indica che si tratta di una stima piuttosto che di una scadenza definitiva
- Note proforma (opzionale) — un'area di testo per lo scopo o il contesto della proforma (es. "Per pre-sdoganamento" o "Richiesta di pagamento anticipato")
Quando usarla: Prima della consegna per mostrare all'acquirente come apparirà la fattura finale. Comune per pre-sdoganamento, richieste di pagamento anticipato o per fornire un impegno di prezzo prima della finalizzazione di un accordo.
5. NOTA DI CREDITO
Titolo predefinito: NOTA DI CREDITO
Un documento che riduce l'importo dovuto su una fattura emessa in precedenza. Utilizzata per rimborsi, correzioni o cancellazioni parziali.
Campi specifici del tipo:
- Fattura originale n. (obbligatorio) — il numero della fattura accreditata. Questo crea una traccia di audit chiara che collega il credito alla sua fonte
Campi rimossi: La data di scadenza è nascosta poiché le note di credito regolano un saldo esistente piuttosto che creare un nuovo obbligo di pagamento.
Quando usarla: Hai addebitato troppo a un cliente, un prodotto è stato restituito o dei servizi sono stati parzialmente cancellati. Invece di annullare la fattura originale, emetti una nota di credito che la referenzia.
Confronto rapido
| Tipo | Richiesta di pagamento? | Campi speciali | Caso d'uso |
|---|---|---|---|
| FATTURA | Sì | Data di scadenza | Fatturazione standard |
| Ricevuta | No (saldato) | Data di pagamento | Prova di pagamento |
| PREVENTIVO | No | Valido fino al, Termini del preventivo | Stima di prezzo |
| FATTURA PROFORMA | No (preliminare) | Pagamento previsto, Note proforma | Anteprima pre-consegna |
| NOTA DI CREDITO | No (rettifica) | Fattura originale n. | Rimborso o correzione |
Tutti e cinque i tipi condividono le stesse voci, dati mittente/destinatario, metodi di pagamento e sistema di modelli PDF. Le differenze sono nei campi di metadati e nel significato legale del documento.