5 fakturatyper förklarade
När du ska använda varje typ och vilka fält de kräver
Välja rätt fakturatyp
Fakturatypsväljaren finns högst upp i formuläret. Att byta typ ändrar dokumenttiteln, justerar vilka fält som visas och sätter rätt kontext för din PDF.
Varje typ har specifika metadatafält som visas eller döljs beroende på ditt val. Här är vad varje typ gör och när du bör använda den.
1. Vanlig faktura
Standardtitel: FAKTURA
Standardfakturan för att fakturera kunder för varor eller tjänster. Detta är vad de flesta företag använder för daglig fakturering. Den innehåller alla grundläggande fält:
- Fakturanummer och datum
- Förfallodatum med genvägar för betalningsvillkor (15d, 30d, 60d eller anpassat)
- Avsändar- & mottagaruppgifter (namn, adress, momsnr, kontakt)
- Rader med beskrivning, antal, styckpris och valfri moms/rabatt
- Betalningsmetoder och anteckningar
När du ska använda: Vanliga B2B- eller B2C-transaktioner. Du har levererat en produkt eller tjänst och behöver begära betalning.
Den vanliga typen har två interna varianter: med moms och utan moms. Slå på eller av moms i inställningssektionen.
2. Kvitto
Standardtitel: KVITTO
Ett kvitto är som en vanlig faktura men för en reglerad transaktion. Det bekräftar att betalning redan har mottagits.
Viktig skillnad: Fält för betalningsdatum — användaren anger när betalningen mottogs. I summeringssektionen subtraherar en betalningsrad totalsumman, vilket gör beloppet att betala 0.
- Alla vanliga fakturafält
- Betalningsdatum (obligatoriskt) — när betalningen mottogs
När du ska använda: Efter mottagen betalning. Skicka till kunden som betalningsbevis för deras bokföring.
3. Offert
Standardtitel: OFFERT
En prisoffert eller uppskattning för en potentiell kund. Till skillnad från en faktura är en offert inte ett betalningskrav — det är ett erbjudande som kan accepteras eller inte.
Typspecifika fält:
- Giltig till (obligatoriskt) — en datumväljare för offertens utgångsdatum. Efter detta datum är de offererade priserna inte längre garanterade
- Offertvillkor (valfritt) — ett textfält för villkor, begränsningar av omfattning eller andra villkor
Borttagna fält: Förfallodatum döljs eftersom offerter inte är betalningskrav.
När du ska använda: En potentiell kund frågar "vad kostar detta?". Du skickar en offert med specificerad prissättning, giltig under en bestämd period. Om den accepteras följer du upp med en vanlig faktura.
4. Proformafaktura
Standardtitel: PROFORMA FAKTURA
En preliminär faktura som skickas innan arbetet är slutfört eller varorna levererade. Den ser ut som en faktura men innebär ingen juridisk betalningsskyldighet.
Typspecifika fält:
- Förväntad betalning — ersätter "Förfaller"-etiketten. Förfallodatumsväljaren visas fortfarande, men språkbruket signalerar att det är en uppskattning snarare än en fast deadline
- Proformaanteckningar (valfritt) — ett textfält för syftet eller sammanhanget med proforman (t.ex. "För tullförhandsklarering" eller "Förskottsbetalningsförfrågan")
När du ska använda: Före leverans för att visa köparen hur den slutliga fakturan kommer att se ut. Vanligt för tullförhandsklarering, förskottsbetalningsförfrågningar eller för att ge ett prisåtagande innan en affär är slutförd.
5. Kreditnota
Standardtitel: KREDITNOTA
Ett dokument som minskar det belopp som ska betalas på en tidigare utfärdad faktura. Används för återbetalningar, rättelser eller partiella annulleringar.
Typspecifika fält:
- Ursprungligt fakturanr (obligatoriskt) — numret på fakturan som krediteras. Detta skapar en tydlig revisionsspårning som kopplar krediteringen till dess källa
Borttagna fält: Förfallodatum döljs eftersom kreditnotor justerar ett befintligt saldo snarare än skapar en ny betalningsskyldighet.
När du ska använda: Du har överdebiterat en kund, en produkt har returnerats eller tjänster har delvis avbrutits. Istället för att ogiltigförklara den ursprungliga fakturan utfärdar du en kreditnota som refererar till den.
Snabb jämförelse
| Typ | Betalningskrav? | Speciella fält | Användningsfall |
|---|---|---|---|
| Faktura | Ja | Förfallodatum | Standardfakturering |
| Kvitto | Nej (reglerad) | Betalningsdatum | Betalningsbevis |
| Offert | Nej | Giltig till, Offertvillkor | Prisuppskattning |
| Proforma | Nej (preliminär) | Förväntad betalning, Proformaanteckningar | Förhandsvisning före leverans |
| Kreditnota | Nej (justering) | Ursprungligt fakturanr | Återbetalning eller rättelse |
Alla fem typer delar samma rader, avsändar-/mottagaruppgifter, betalningsmetoder och PDF-mallsystem. Skillnaderna ligger i metadatafält och dokumentets juridiska innebörd.