5 fakturatyper forklart
Når du bruker hvilken og hvilke felt de krever
Velge riktig fakturatype
Fakturatypevelgeren er plassert øverst i skjemaet. Å bytte type endrer dokumenttittelen, justerer hvilke felt som er synlige, og setter riktig kontekst for PDF-en din.
Hver type har spesifikke metadatafelt som vises eller skjules basert på valget ditt. Her er hva hver type gjør og når du bør bruke den.
1. Vanlig faktura
Standardtittel: FAKTURA
Standardfakturaen for å fakturere kunder for varer eller tjenester. Dette er det de fleste bedrifter bruker for daglig fakturering. Den inkluderer alle grunnleggende felt:
- Fakturanummer og dato
- Forfallsdato med hurtigvalg for betalingsbetingelser (15d, 30d, 60d, eller egendefinert)
- Avsender og mottaker (navn, adresse, MVA-nummer, kontakt)
- Fakturaposter med beskrivelse, antall, enhetspris og valgfri MVA/rabatt
- Betalingsmetoder og notater
Når du bruker den: Standard B2B- eller B2C-transaksjoner. Du har levert et produkt eller en tjeneste og må be om betaling.
Den vanlige typen har to interne varianter: med MVA og uten MVA. Slå MVA av eller på i innstillingsseksjonen.
2. Kvittering
Standardtittel: KVITTERING
En oppgjort faktura som bekrefter at betaling er mottatt. I stedet for å kreve betaling, dokumenterer kvitteringen at transaksjonen allerede er fullført.
Hovedforskjell: Betalingslinjen nullstiller utestående beløp. Skjemaet viser en betalingsdato i stedet for forfallsdato, som angir når betalingen ble mottatt.
- Alle vanlige fakturafelt
- Betalingsdato — datoen da betalingen ble mottatt
- Betalingslinjen viser totalbeløpet som allerede betalt, slik at utestående saldo går til null
Når du bruker den: Du har mottatt betaling og må gi skriftlig bevis. Kunden trenger en bekreftelse for regnskapet eller skattemeldingen.
3. Tilbud
Standardtittel: TILBUD
Et pristilbud eller estimat for en potensiell kunde. I motsetning til en faktura er et tilbud ikke et betalingskrav — det er et tilbud som kan aksepteres eller avslås.
Typespesifikke felt:
- Gyldig til (påkrevd) — en datovelger for tilbudets utløp. Etter denne datoen er de oppgitte prisene ikke lenger garantert
- Tilbudsvilkår (valgfritt) — et tekstfelt for betingelser, omfangsbegrensninger eller andre vilkår
Felt som fjernes: Forfallsdato er skjult siden tilbud ikke er betalingskrav.
Når du bruker det: En potensiell kunde spør «hvor mye koster dette?». Du sender et tilbud med spesifisert prissetting, gyldig i en bestemt periode. Hvis det aksepteres, følger du opp med en vanlig faktura.
4. Proforma-faktura
Standardtittel: PROFORMA FAKTURA
En foreløpig faktura som sendes før arbeidet er fullført eller varene er levert. Den ser ut som en faktura, men medfører ingen juridisk betalingsforpliktelse.
Typespesifikke felt:
- Forventet betaling — erstatter «Forfalt»-etiketten. Forfallsdatovelgeren vises fortsatt, men språket signaliserer at det er et estimat snarere enn en fast frist
- Proforma-notater (valgfritt) — et tekstfelt for formålet eller konteksten for proformaen (f.eks. «For tollforhåndsklarering» eller «Forskuddsbetalingsforespørsel»)
Når du bruker den: Før levering for å vise kjøperen hvordan den endelige fakturaen vil se ut. Vanlig for tollforhåndsklarering, forskuddsbetalingsforespørsler eller å gi et prisforpliktelse før en avtale er ferdigstilt.
5. Kreditnota
Standardtittel: KREDITNOTA
Et dokument som reduserer beløpet som skyldnes på en tidligere utstedt faktura. Brukes for refusjoner, korrigeringer eller delvis kanselleringer.
Typespesifikke felt:
- Opprinnelig fakturanr. (påkrevd) — nummeret på fakturaen som krediteres. Dette skaper et tydelig revisjonsspor som knytter kreditten til kilden
Felt som fjernes: Forfallsdato er skjult siden kreditnotaer justerer en eksisterende saldo i stedet for å opprette en ny betalingsforpliktelse.
Når du bruker den: Du har overfakturert en kunde, et produkt er returnert, eller tjenester er delvis kansellert. I stedet for å annullere den opprinnelige fakturaen utsteder du en kreditnota som refererer til den.
Rask sammenligning
| Type | Betalingskrav? | Spesielle felt | Bruksområde |
|---|---|---|---|
| Vanlig | Ja | Forfallsdato | Standard fakturering |
| Kvittering | Nei (oppgjort) | Betalingsdato | Betalingsbevis |
| Tilbud | Nei | Gyldig til, Tilbudsvilkår | Prisestimat |
| Proforma | Nei (foreløpig) | Forventet betaling, Proforma-notater | Forhåndsvisning før levering |
| Kreditnota | Nei (justering) | Opprinnelig fakturanr. | Refusjon eller korreksjon |
Alle fem typer deler de samme fakturapostene, avsender-/mottakerdetaljene, betalingsmetodene og PDF-malsystemet. Forskjellene ligger i metadatafelt og dokumentets juridiske betydning.