5 factuurtypes uitgelegd
Wanneer welk type gebruiken en welke velden ze vereisen
Het juiste factuurtype kiezen
De factuurtypekiezer staat bovenaan het formulier. Wisselen van type wijzigt de documenttitel, past aan welke velden zichtbaar zijn en stelt de juiste context in voor je PDF.
Elk type heeft specifieke metadatavelden die verschijnen of verdwijnen op basis van je selectie. Hieronder staat wat elk type doet en wanneer je het moet gebruiken.
1. Gewone factuur
Standaardtitel: FACTUUR
De standaardfactuur voor het factureren van klanten voor goederen of diensten. Dit is wat de meeste bedrijven gebruiken voor dagelijkse facturatie. Het bevat alle kernvelden:
- Factuurnummer en datum
- Vervaldatum met snelkeuzes voor betalingstermijnen (15d, 30d, 60d of aangepast)
- Afzender & ontvanger gegevens (naam, adres, BTW-nummer, contact)
- Regelitems met beschrijving, hoeveelheid, stukprijs en optionele BTW/korting
- Betaalmethoden en notities
Wanneer gebruiken: Standaard B2B- of B2C-transacties. Je hebt een product of dienst geleverd en wilt betaling aanvragen.
Het gewone type heeft twee interne varianten: met BTW en zonder BTW. Schakel BTW in of uit in de instellingensectie.
2. Kwitantie
Standaardtitel: KWITANTIE
Een voldane factuur die bevestigt dat de betaling is ontvangen. In plaats van betaling te vragen, documenteert de kwitantie dat de transactie al is afgerond.
Belangrijk verschil: De betalingsregel zet het verschuldigde bedrag op nul. Het formulier toont een betaaldatum in plaats van de vervaldatum, die aangeeft wanneer de betaling is ontvangen.
- Alle standaard factuurvelden
- Betaaldatum — de datum waarop de betaling is ontvangen
- De betalingsregel toont het totaalbedrag als reeds betaald, waardoor het openstaande saldo op nul komt
Wanneer gebruiken: Je hebt de betaling ontvangen en moet schriftelijk bewijs leveren. De klant heeft een bevestiging nodig voor de boekhouding of belastingaangifte.
3. Offerte
Standaardtitel: OFFERTE
Een prijsopgave of schatting voor een potentiële klant. In tegenstelling tot een factuur is een offerte geen betalingsverzoek — het is een aanbod dat al dan niet wordt geaccepteerd.
Type-specifieke velden:
- Geldig tot (verplicht) — een datumkiezer voor de vervaldatum van de offerte. Na deze datum zijn de geoffreerde prijzen niet langer gegarandeerd
- Offertevoorwaarden (optioneel) — een tekstveld voor voorwaarden, reikwijdtebeperkingen of andere bepalingen
Verwijderde velden: Vervaldatum is verborgen omdat offertes geen betalingsverzoeken zijn.
Wanneer gebruiken: Een potentiële klant vraagt "wat zou dit kosten?" Je stuurt een offerte met gespecificeerde prijzen, geldig voor een bepaalde periode. Bij acceptatie volgt een gewone factuur.
4. Proforma factuur
Standaardtitel: PROFORMA FACTUUR
Een voorlopige factuur die wordt verstuurd voordat het werk is voltooid of de goederen zijn geleverd. Het ziet eruit als een factuur maar schept geen wettelijke betalingsverplichting.
Type-specifieke velden:
- Verwachte betaling — vervangt het label "Vervaldatum". De vervaldatumkiezer verschijnt nog steeds, maar de formulering geeft aan dat het een schatting is in plaats van een vaste deadline
- Proforma notities (optioneel) — een tekstveld voor het doel of de context van de proforma (bijv. "Voor douane-voorafklaring" of "Vooruitbetalingsverzoek")
Wanneer gebruiken: Vóór levering om de koper te laten zien hoe de definitieve factuur eruitziet. Gebruikelijk voor douane-voorafklaring, vooruitbetalingsverzoeken of het verstrekken van een prijstoezegging voordat een deal is afgerond.
5. Creditnota
Standaardtitel: CREDITNOTA
Een document dat het verschuldigde bedrag op een eerder uitgegeven factuur vermindert. Gebruikt voor terugbetalingen, correcties of gedeeltelijke annuleringen.
Type-specifieke velden:
- Origineel factuurnummer (verplicht) — het nummer van de factuur die wordt gecrediteerd. Dit creëert een duidelijk controlespoor dat de creditering koppelt aan de bron
Verwijderde velden: Vervaldatum is verborgen omdat creditnota's een bestaand saldo aanpassen in plaats van een nieuwe betalingsverplichting te creëren.
Wanneer gebruiken: Je hebt een klant te veel gefactureerd, een product is geretourneerd of diensten zijn gedeeltelijk geannuleerd. In plaats van de originele factuur ongeldig te verklaren, geef je een creditnota uit die ernaar verwijst.
Snelle vergelijking
| Type | Betalingsverzoek? | Speciale velden | Toepassing |
|---|---|---|---|
| Factuur | Ja | Vervaldatum | Standaard facturatie |
| Kwitantie | Nee (voldaan) | Betaaldatum | Betalingsbewijs |
| Offerte | Nee | Geldig tot, Offertevoorwaarden | Prijsschatting |
| Proforma | Nee (voorlopig) | Verwachte betaling, Proforma notities | Preview vóór levering |
| Creditnota | Nee (aanpassing) | Origineel factuurnummer | Terugbetaling of correctie |
Alle vijf types delen dezelfde regelitems, afzender-/ontvangergegevens, betaalmethoden en PDF-sjabloonsysteem. De verschillen zitten in metadatavelden en de juridische betekenis van het document.