5 typów faktur
Kiedy używać każdego z nich i jakie pola wymagają
Wybór odpowiedniego typu faktury
Selektor typu faktury znajduje się na górze formularza. Przełączanie typów zmienia tytuł dokumentu, dostosowuje widoczne pola i ustawia odpowiedni kontekst dla PDF.
Każdy typ ma specyficzne pola metadanych, które pojawiają się lub znikają w zależności od wyboru. Oto, co robi każdy typ i kiedy go używać.
1. Faktura zwykła
Domyślny tytuł: FAKTURA
Standardowa faktura do rozliczania klientów za towary lub usługi. To jest dokument, którego większość firm używa do codziennego fakturowania. Zawiera wszystkie podstawowe pola:
- Numer faktury i data
- Termin płatności ze skrótami warunków płatności (15 dni, 30 dni, 60 dni lub niestandardowy)
- Dane nadawcy i odbiorcy (nazwa, adres, NIP, dane kontaktowe)
- Pozycje z opisem, ilością, ceną jednostkową i opcjonalnym VAT/rabatem
- Metody płatności i notatki
Kiedy używać: Standardowe transakcje B2B lub B2C. Dostarczyłeś produkt lub usługę i musisz zażądać płatności.
Typ zwykły ma dwa wewnętrzne warianty: z VAT i bez VAT. Włącz lub wyłącz VAT w sekcji ustawień.
2. Paragon
Domyślny tytuł: PARAGON
Paragon jest jak zwykła faktura, ale dla rozliczonej transakcji. Potwierdza, że płatność została już otrzymana.
Kluczowa różnica: Pole daty płatności — użytkownik ustawia, kiedy płatność została otrzymana. W sekcji podsumowania linia płatności odejmuje sumę całkowitą, zmniejszając kwotę do zapłaty do 0.
- Wszystkie standardowe pola faktury
- Data płatności (wymagana) — kiedy płatność została otrzymana
Kiedy używać: Po otrzymaniu płatności. Wyślij klientowi jako potwierdzenie płatności do jego dokumentacji.
3. Oferta/Wycena
Domyślny tytuł: OFERTA/WYCENA
Wycena lub szacunek dla potencjalnego klienta. W przeciwieństwie do faktury, oferta nie jest żądaniem zapłaty — to propozycja, która może, ale nie musi zostać zaakceptowana.
Pola specyficzne dla typu:
- Ważna do (wymagane) — selektor daty wygaśnięcia oferty. Po tej dacie podane ceny nie są już gwarantowane
- Warunki oferty (opcjonalne) — pole tekstowe na warunki, ograniczenia zakresu lub inne postanowienia
Ukryte pola: Termin płatności jest ukryty, ponieważ oferty nie są żądaniami zapłaty.
Kiedy używać: Potencjalny klient pyta „ile by to kosztowało?" Wysyłasz ofertę ze szczegółowym cennikiem, ważną przez określony czas. Po zaakceptowaniu wystawiasz zwykłą fakturę.
4. Faktura proforma
Domyślny tytuł: FAKTURA PROFORMA
Wstępna faktura wysyłana przed zakończeniem pracy lub dostarczeniem towarów. Wygląda jak faktura, ale nie niesie prawnego zobowiązania do zapłaty.
Pola specyficzne dla typu:
- Oczekiwana płatność — zastępuje etykietę „Termin". Selektor terminu płatności nadal jest widoczny, ale sformułowanie sygnalizuje, że to szacunek, a nie wiążący termin
- Notatki proforma (opcjonalne) — pole tekstowe na cel lub kontekst proformy (np. „Do wstępnej odprawy celnej" lub „Wniosek o zaliczkę")
Kiedy używać: Przed dostawą, aby pokazać kupującemu, jak będzie wyglądać faktura końcowa. Powszechne przy wstępnej odprawie celnej, wnioskach o zaliczkę lub przedstawieniu zobowiązania cenowego przed sfinalizowaniem umowy.
5. Nota kredytowa
Domyślny tytuł: NOTA KREDYTOWA
Dokument zmniejszający kwotę należną z wcześniej wystawionej faktury. Używany do zwrotów, korekt lub częściowych anulowań.
Pola specyficzne dla typu:
- Nr oryginalnej faktury (wymagane) — numer korygowanej faktury. Tworzy to czytelną ścieżkę audytu łączącą korektę ze źródłem
Ukryte pola: Termin płatności jest ukryty, ponieważ noty kredytowe korygują istniejące saldo, a nie tworzą nowego zobowiązania płatniczego.
Kiedy używać: Obciążyłeś klienta za dużo, produkt został zwrócony lub usługi zostały częściowo anulowane. Zamiast anulować oryginalną fakturę, wystawiasz notę kredytową z odwołaniem do niej.
Szybkie porównanie
| Typ | Żądanie zapłaty? | Specjalne pola | Zastosowanie |
|---|---|---|---|
| Faktura | Tak | Termin płatności | Standardowe fakturowanie |
| Paragon | Nie (rozliczony) | Data płatności | Potwierdzenie płatności |
| Oferta/Wycena | Nie | Ważna do, Warunki oferty | Szacunek cenowy |
| Proforma | Nie (wstępna) | Oczekiwana płatność, Notatki proforma | Podgląd przed dostawą |
| Nota kredytowa | Nie (korekta) | Nr oryginalnej faktury | Zwrot lub korekta |
Wszystkie pięć typów współdzieli te same pozycje, dane nadawcy/odbiorcy, metody płatności i system szablonów PDF. Różnice dotyczą pól metadanych i prawnego znaczenia dokumentu.