5 Tipos de Fatura Explicados
Quando usar cada um e que campos requerem
Escolher o Tipo de Fatura Certo
O seletor de tipo de fatura encontra-se no topo do formulário. Mudar o tipo altera o título do documento, ajusta os campos visíveis e define o contexto correto para o seu PDF.
Cada tipo tem campos de metadados específicos que aparecem ou desaparecem com base na sua seleção. Eis o que cada tipo faz e quando o deve usar.
1. Fatura Normal
Título predefinido: FATURA
A fatura padrão para cobrar clientes por bens ou serviços. É o que a maioria das empresas usa para a faturação do dia a dia. Inclui todos os campos essenciais:
- Número da fatura e data
- Data de vencimento com atalhos de condições de pagamento (15d, 30d, 60d ou personalizado)
- Dados do remetente e destinatário (nome, morada, NIF, contacto)
- Itens da fatura com descrição, quantidade, preço unitário e IVA/desconto opcional
- Métodos de pagamento e notas
Quando usar: Transações B2B ou B2C padrão. Entregou um produto ou serviço e precisa de solicitar o pagamento.
O tipo normal tem duas variantes internas: com IVA e sem IVA. Ative ou desative o IVA na secção de definições.
2. Recibo
Título predefinido: RECIBO
Um recibo é como uma fatura normal, mas para uma transação liquidada. Confirma que o pagamento já foi recebido.
Diferença principal: Campo de data de pagamento — o utilizador define quando o pagamento foi recebido. Na secção de totais, uma linha de pagamento subtrai o total geral, tornando o montante em dívida 0.
- Todos os campos de fatura padrão
- Data de pagamento (obrigatório) — quando o pagamento foi recebido
Quando usar: Após receber o pagamento. Envie ao cliente como comprovante de pagamento para os seus registos.
3. Orçamento
Título predefinido: ORÇAMENTO
Um orçamento ou estimativa de preço para um potencial cliente. Ao contrário de uma fatura, um orçamento não é uma exigência de pagamento — é uma oferta que pode ou não ser aceite.
Campos específicos do tipo:
- Válido Até (obrigatório) — um seletor de data para a expiração do orçamento. Após esta data, os preços orçamentados já não são garantidos
- Termos do Orçamento (opcional) — uma área de texto para condições, limitações de âmbito ou outros termos
Campos removidos: A data de vencimento é ocultada, pois os orçamentos não são exigências de pagamento.
Quando usar: Um potencial cliente pergunta "quanto custaria isto?" Envia um orçamento com preços detalhados, válido por um período definido. Se aceite, dá seguimento com uma fatura normal.
4. Fatura Proforma
Título predefinido: FATURA PROFORMA
Uma fatura preliminar enviada antes de o trabalho estar concluído ou as mercadorias serem entregues. Parece uma fatura, mas não tem obrigação legal de pagamento.
Campos específicos do tipo:
- Pagamento Esperado — substitui o rótulo "Vencimento". O seletor de data de vencimento continua a aparecer, mas a linguagem indica que é uma estimativa e não um prazo firme
- Notas da Proforma (opcional) — uma área de texto para o propósito ou contexto da proforma (ex.: "Para desalfandegamento prévio" ou "Pedido de pagamento antecipado")
Quando usar: Antes da entrega, para mostrar ao comprador como será a fatura final. Comum para desalfandegamento prévio, pedidos de pagamento antecipado ou para fornecer um compromisso de preço antes de um negócio ser finalizado.
5. Nota de Crédito
Título predefinido: NOTA DE CRÉDITO
Um documento que reduz o montante em dívida de uma fatura emitida anteriormente. Usado para reembolsos, correções ou cancelamentos parciais.
Campos específicos do tipo:
- Fatura Original # (obrigatório) — o número da fatura a ser creditada. Isto cria um rasto de auditoria claro ligando o crédito à sua origem
Campos removidos: A data de vencimento é ocultada, pois as notas de crédito ajustam um saldo existente em vez de criar uma nova obrigação de pagamento.
Quando usar: Cobrou a mais a um cliente, um produto foi devolvido ou serviços foram parcialmente cancelados. Em vez de anular a fatura original, emite uma nota de crédito referenciando-a.
Comparação Rápida
| Tipo | Exigência de pagamento? | Campos especiais | Caso de uso |
|---|---|---|---|
| Normal | Sim | Data de vencimento | Faturação padrão |
| Recibo | Não (liquidado) | Data de pagamento | Comprovante de pagamento |
| Orçamento | Não | Válido Até, Termos do Orçamento | Estimativa de preço |
| Proforma | Não (preliminar) | Pagamento Esperado, Notas da Proforma | Pré-visualização antes da entrega |
| Nota de Crédito | Não (ajuste) | Fatura Original # | Reembolso ou correção |
Os cinco tipos partilham os mesmos itens, dados de remetente/destinatário, métodos de pagamento e sistema de modelos PDF. As diferenças estão nos campos de metadados e no significado legal do documento.