5 tipos de factura explicados
Cuándo usar cada uno y qué campos requieren
Elegir el tipo de factura correcto
El selector de tipo de factura está en la parte superior del formulario. Cambiar de tipo modifica el título del documento, ajusta los campos visibles y establece el contexto adecuado para tu PDF.
Cada tipo tiene campos de metadatos específicos que aparecen o desaparecen según tu selección. Aquí tienes lo que hace cada tipo y cuándo deberías usarlo.
1. Factura regular
Título por defecto: FACTURA
La factura estándar para cobrar a clientes por bienes o servicios. Es la que la mayoría de empresas usan para la facturación diaria. Incluye todos los campos principales:
- Número de factura y fecha
- Fecha de vencimiento con atajos de plazo de pago (15d, 30d, 60d o personalizado)
- Datos del remitente y destinatario (nombre, dirección, NIF, contacto)
- Líneas de artículos con descripción, cantidad, precio unitario e IVA/descuento opcionales
- Métodos de pago y notas
Cuándo usar: Transacciones estándar B2B o B2C. Has entregado un producto o servicio y necesitas solicitar el pago.
El tipo regular tiene dos variantes internas: con IVA y sin IVA. Activa o desactiva el IVA en la sección de configuración.
2. Recibo
Título por defecto: RECIBO
Una factura liquidada que confirma que el pago ha sido recibido. A diferencia de una factura regular, un recibo no solicita pago — documenta que la transacción ya se ha completado.
Diferencia clave: Se muestra una fecha de pago y una línea de pago reduce el importe pendiente a cero.
- Todos los campos de factura estándar
- Fecha de pago — cuándo se recibió el pago
- La línea de pago reduce el importe pendiente a cero
Cuándo usar: Después de recibir el pago cuando quieres emitir un comprobante de pago al cliente. El recibo sirve como prueba de la transacción completada.
3. Presupuesto
Título por defecto: PRESUPUESTO
Un presupuesto o estimación de precio para un cliente potencial. A diferencia de una factura, un presupuesto no es una demanda de pago — es una oferta que puede ser aceptada o no.
Campos específicos del tipo:
- Válido hasta (obligatorio) — un selector de fecha para la expiración del presupuesto. Después de esta fecha, los precios cotizados ya no están garantizados
- Condiciones del presupuesto (opcional) — un área de texto para condiciones, limitaciones de alcance u otros términos
Campos eliminados: La fecha de vencimiento se oculta ya que los presupuestos no son demandas de pago.
Cuándo usar: Un cliente potencial pregunta "¿cuánto costaría esto?" Envías un presupuesto con precios detallados, válido por un período determinado. Si se acepta, haces un seguimiento con una factura regular.
4. Factura proforma
Título por defecto: FACTURA PROFORMA
Una factura preliminar enviada antes de que el trabajo se complete o los bienes se entreguen. Parece una factura pero no conlleva obligación legal de pago.
Campos específicos del tipo:
- Pago esperado — reemplaza la etiqueta "Vencimiento". El selector de fecha de vencimiento sigue apareciendo, pero el lenguaje indica que es una estimación en lugar de un plazo firme
- Notas proforma (opcional) — un área de texto para el propósito o contexto de la proforma (ej., "Para despacho aduanero previo" o "Solicitud de pago anticipado")
Cuándo usar: Antes de la entrega para mostrar al comprador cómo será la factura final. Común para despacho aduanero previo, solicitudes de pago anticipado o proporcionar un compromiso de precio antes de cerrar un acuerdo.
5. Nota de crédito
Título por defecto: NOTA DE CRÉDITO
Un documento que reduce el importe adeudado en una factura emitida previamente. Se usa para reembolsos, correcciones o cancelaciones parciales.
Campos específicos del tipo:
- Factura original nº (obligatorio) — el número de la factura que se acredita. Esto crea una pista de auditoría clara que vincula el crédito con su origen
Campos eliminados: La fecha de vencimiento se oculta ya que las notas de crédito ajustan un saldo existente en lugar de crear una nueva obligación de pago.
Cuándo usar: Has cobrado de más a un cliente, se devolvió un producto o los servicios se cancelaron parcialmente. En lugar de anular la factura original, emites una nota de crédito que la referencia.
Comparación rápida
| Tipo | ¿Demanda de pago? | Campos especiales | Caso de uso |
|---|---|---|---|
| Regular | Sí | Fecha de vencimiento | Facturación estándar |
| Recibo | No (liquidado) | Fecha de pago | Comprobante de pago |
| Presupuesto | No | Válido hasta, Condiciones | Estimación de precio |
| Proforma | No (preliminar) | Pago esperado, Notas proforma | Vista previa antes de entrega |
| Nota de crédito | No (ajuste) | Factura original nº | Reembolso o corrección |
Los cinco tipos comparten las mismas líneas de artículos, datos de remitente/destinatario, métodos de pago y sistema de plantillas PDF. Las diferencias están en los campos de metadatos y el significado legal del documento.