5 types de factures expliqués
Quand utiliser chacun et quels champs ils requièrent
Choisir le bon type de facture
Le sélecteur de type de facture se trouve en haut du formulaire. Changer de type modifie le titre du document, ajuste les champs visibles et définit le bon contexte pour votre PDF.
Chaque type possède des champs de métadonnées spécifiques qui apparaissent ou disparaissent selon votre sélection. Voici ce que fait chaque type et quand vous devriez l'utiliser.
1. Facture classique
Titre par défaut : FACTURE
La facture standard pour facturer des clients pour des biens ou des services. C'est ce que la plupart des entreprises utilisent pour la facturation quotidienne. Elle comprend tous les champs essentiels :
- Numéro de facture et date
- Date d'échéance avec raccourcis de conditions de paiement (15j, 30j, 60j ou personnalisé)
- Expéditeur et destinataire (nom, adresse, numéro de TVA, coordonnées)
- Lignes de facturation avec description, quantité, prix unitaire et TVA/remise optionnelles
- Moyens de paiement et notes
Quand l'utiliser : Transactions B2B ou B2C standard. Vous avez livré un produit ou un service et devez demander le paiement.
Le type classique a deux variantes internes : avec TVA et sans TVA. Activez ou désactivez la TVA dans la section des paramètres.
2. Reçu
Titre par défaut : REÇU
Une facture réglée qui confirme que le paiement a été reçu. Contrairement à une facture classique, un reçu ne demande pas de paiement — il documente que la transaction est déjà terminée.
Différence clé : Une date de paiement est affichée et une ligne de paiement réduit le montant dû à zéro.
- Tous les champs de facture standard
- Date de paiement — quand le paiement a été reçu
- La ligne de paiement réduit le montant dû à zéro
Quand l'utiliser : Après avoir reçu le paiement lorsque vous souhaitez émettre une preuve de paiement au client. Le reçu sert de preuve de la transaction complétée.
3. Devis
Titre par défaut : DEVIS
Un devis ou une estimation de prix pour un client potentiel. Contrairement à une facture, un devis n'est pas une demande de paiement — c'est une offre qui peut être acceptée ou non.
Champs spécifiques au type :
- Valide jusqu'au (obligatoire) — un sélecteur de date pour l'expiration du devis. Après cette date, les prix proposés ne sont plus garantis
- Conditions du devis (optionnel) — une zone de texte pour les conditions, les limites de périmètre ou d'autres termes
Champs supprimés : La date d'échéance est masquée puisque les devis ne sont pas des demandes de paiement.
Quand l'utiliser : Un client potentiel demande « combien cela coûterait-il ? » Vous envoyez un devis avec une tarification détaillée, valable pour une période définie. S'il est accepté, vous faites suivre d'une facture classique.
4. Facture proforma
Titre par défaut : FACTURE PROFORMA
Une facture préliminaire envoyée avant que le travail ne soit terminé ou que les marchandises ne soient livrées. Elle ressemble à une facture mais ne comporte aucune obligation légale de paiement.
Champs spécifiques au type :
- Paiement prévu — remplace le libellé « Échéance ». Le sélecteur de date d'échéance apparaît toujours, mais la formulation indique qu'il s'agit d'une estimation plutôt que d'une date limite ferme
- Notes proforma (optionnel) — une zone de texte pour l'objet ou le contexte de la proforma (par ex. « Pour le pré-dédouanement » ou « Demande d'acompte »)
Quand l'utiliser : Avant la livraison pour montrer à l'acheteur à quoi ressemblera la facture finale. Courante pour le pré-dédouanement, les demandes d'acompte ou la fourniture d'un engagement de prix avant la finalisation d'un accord.
5. Avoir / Note de crédit
Titre par défaut : AVOIR/NOTE DE CRÉDIT
Un document qui réduit le montant dû sur une facture précédemment émise. Utilisé pour les remboursements, les corrections ou les annulations partielles.
Champs spécifiques au type :
- Facture originale n° (obligatoire) — le numéro de la facture créditée. Cela crée une piste d'audit claire reliant l'avoir à sa source
Champs supprimés : La date d'échéance est masquée puisque les avoirs ajustent un solde existant plutôt que de créer une nouvelle obligation de paiement.
Quand l'utiliser : Vous avez surfacturé un client, un produit a été retourné ou des services ont été partiellement annulés. Au lieu d'annuler la facture originale, vous émettez un avoir la référençant.
Comparaison rapide
| Type | Demande de paiement ? | Champs spécifiques | Cas d'utilisation |
|---|---|---|---|
| Facture | Oui | Date d'échéance | Facturation standard |
| Reçu | Non (réglé) | Date de paiement | Preuve de paiement |
| Devis | Non | Valide jusqu'au, Conditions du devis | Estimation de prix |
| Proforma | Non (préliminaire) | Paiement prévu, Notes proforma | Aperçu avant livraison |
| Avoir | Non (ajustement) | Facture originale n° | Remboursement ou correction |
Les cinq types partagent les mêmes lignes de facturation, coordonnées expéditeur/destinataire, moyens de paiement et système de modèles PDF. Les différences résident dans les champs de métadonnées et la signification juridique du document.