Rechnung erstellen
Eine vollständige Anleitung zu jeder Option im Formular
Das Formular im Überblick
Das Rechnungsformular hat neun Abschnitte. Die meisten Felder sind optional — Sie brauchen nur einen Absendernamen, Empfängernamen und mindestens eine Position, um ein gültiges PDF zu erstellen. Alles andere fügt Detail und Professionalität hinzu.
Das Formular speichert automatisch in Ihrem Browser. Kommen Sie später zurück und Ihre Daten sind noch da.
1. Rechnungsmetadaten
Der obere Abschnitt legt die Dokumentidentität fest:
- Rechnungsart — Wählen Sie zwischen Regulär, Quittung, Angebot, Proforma oder Gutschrift. Jede Art ändert den Dokumenttitel und zeigt relevante Felder an. Alle Rechnungsarten ansehen →
- Rechnungstitel — Automatisch basierend auf der Art gesetzt (z.B. „RECHNUNG", „ANGEBOT"), aber vollständig bearbeitbar
- Datum — Standardmäßig heute. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol, um das Datumsformat zu ändern (ISO, US, EU usw.)
- Fälligkeitsdatum — Schnellauswahl für 15, 30 oder 60 Tage. Klicken Sie auf „…" für ein benutzerdefiniertes Datum oder spezifische Zahlungsbedingungen wie Netto 7, Netto 45 oder Netto 90
- Rechnungsnummer — Freitextfeld. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol, um die automatische Hochzählung mit Präfix und Auffüllung zu konfigurieren (z.B. INV-001)
- Währung — Durchsuchbares Dropdown mit 18+ Währungen (EUR, USD, GBP, SEK, NOK usw.). Das Ändern der Währung aktualisiert die gesamte Formatierung in der Rechnung und im PDF
- Firmenlogo — Laden Sie ein PNG, JPG oder SVG hoch. Das Logo erscheint im PDF-Rechnungskopf
2. Absender und Empfänger
Zwei nebeneinanderliegende Abschnitte für Ihr Unternehmen und Ihren Kunden. Beide haben dieselben Felder:
- Firmenname (erforderlich) — Ihr Unternehmens- oder Privatname
- Straße und Ländercode — zweistelliger ISO-Code (z.B. US, DE, GB)
- Zusatz/Wohnung — zusätzliche Adresszeile
- Stadt und Postleitzahl
- Telefon mit internationalem Vorwahl-Dropdown
- USt-IdNr. — Ihre Steuerregistrierungsnummer
- + Feld hinzufügen — benutzerdefinierte Felder wie Registrierungsnummer, IBAN oder andere Geschäftskennungen hinzufügen
Die Adress-Autovervollständigung hilft bei der Eingabe von Adressen. Beginnen Sie mit der Eingabe eines Straßennamens und Vorschläge erscheinen basierend auf der OpenStreetMap-Datenbank.
3. Positionen
Der Kern Ihrer Rechnung. Jede Position hat:
- Beschreibung — mehrzeiliges Textfeld für den Produkt- oder Dienstleistungsnamen
- Menge — Anzahl der Einheiten
- Einheit — optionale Bezeichnung (Stunden, Stück, Tage, kg usw.)
- Preis — Einzelpreis in Ihrer gewählten Währung
- Betrag — automatisch berechnet (Menge × Preis)
Verwenden Sie „+ Position hinzufügen" für weitere Positionen. Jede Position kann per Drag-and-Drop umsortiert, dupliziert oder gelöscht werden.
Wenn Sie in den Einstellungen MwSt. pro Position oder Rabatt pro Position aktivieren, erhält jede Position eigene MwSt.- und Rabattfelder.
Tipp: Für Beratung und Stundenarbeit verwenden Sie „+ Zeitbericht hinzufügen". Es generiert automatisch Positionen aus einem Stundenzettel-Kalender. Mehr erfahren →
4. Versand, Rabatt, MwSt. und Rundung
Vier Einstellungen, die die Preisberechnungen steuern:
Versand
Versandkosten und optionale Hinweise hinzufügen (Spediteur, Sendungsverfolgung, Lieferbedingungen). Schalten Sie Vor Steuer um, um Versand vor oder nach der Steuerberechnung anzuwenden.
Rabatt
Einen globalen Rabatt als Prozentsatz oder Festbetrag anwenden. Schalten Sie Vor Steuer um, um zu steuern, ob der Rabatt vor oder nach der MwSt. angewendet wird. Aktivieren Sie Pro-Position-Überschreibung, um individuelle Rabatte auf jede Position zu setzen.
MwSt.
Drei Modi:
- Ohne MwSt. — keine Steuer angewendet
- Exkl. MwSt. — Preise sind netto, MwSt. wird aufgeschlagen
- Inkl. MwSt. — Preise enthalten bereits MwSt., die Steuer wird aus dem Gesamtbetrag berechnet
Setzen Sie einen globalen MwSt.-Satz oder aktivieren Sie Pro-Position-Überschreibung für verschiedene Sätze pro Position (nützlich bei gemischten Produktkategorien).
Rundung
Den Endbetrag runden: Aus (keine Rundung), .00 (nächster Cent), ×10 (nächste 10) oder ×100 (nächste 100). Rundungsanpassungen erscheinen als separate Zeile im PDF.
5. Zahlungsdetails und Notizen
Zahlungsdetails
Klicken Sie auf „+ Feld hinzufügen", um Zahlungsmethoden hinzuzufügen. Jedes Feld hat eine Bezeichnung und einen Wert — verwenden Sie es für Bankkontonummern, IBAN, SWIFT/BIC, PayPal-Adressen oder andere Zahlungsinformationen, die Ihr Kunde benötigt.
Unterhalb der Zahlungsfelder befindet sich ein Textbereich für Zahlungsanweisungen (z.B. „Verwenden Sie die Rechnungsnummer als Zahlungsreferenz").
Zusätzliche Notizen
Ein Freitextbereich für Bedingungen, Konditionen, Dankesnachrichten oder andere Informationen, die Sie auf der Rechnung angeben möchten.
6. PDF-Gestaltung und Layout
Der letzte Abschnitt steuert das Aussehen Ihres PDFs:
- Papierformat — A4, US Letter oder Legal
- Farbpalette — Sechs Farbthemen (Arctic, Slate, Indigo, Charcoal, Forest, Wine), die Akzentfarben, Rahmen und Überschriften ändern
- Vorlage — Fünf Layout-Designs: Simple, Modern, Minimal, Elegant und Classic. Jede Vorlage ordnet die Rechnungselemente anders an
Die Live-Vorschau auf der rechten Seite aktualisiert sich in Echtzeit, wenn Sie eine Einstellung ändern. Wenn Sie bereit sind, klicken Sie auf „PDF exportieren" zum Herunterladen.
7. Symbolleisten-Aktionen
Die Symbolleiste oben bietet Schnellaktionen:
- PDF hochladen — eine frühere Rechnungs-PDF hochladen, um das Formular automatisch für die nächste Rechnung auszufüllen. Mehr erfahren →
- Löschen — Formular zurücksetzen, um von vorne zu beginnen
- Drucken — Rechnung direkt an Ihren Drucker senden
- Link teilen — einen teilbaren URL mit den vollständigen Rechnungsdaten generieren
- Auf X / Bluesky teilen — Schnell-Teilen-Schaltflächen
- Sprache — zwischen 10 Sprachen wechseln (Englisch, Deutsch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Niederländisch, Norwegisch, Polnisch, Portugiesisch, Schwedisch)
Ihre Rechnungsdaten werden automatisch in Ihrem Browser gespeichert. Kein Konto erforderlich, keine Daten werden an einen Server gesendet.